Koszty uzyskania przychodu – czym są i jak prawidłowo je rozliczyć?

Koszty uzyskania przychodu to kluczowy element rozliczeń podatkowych, który może istotnie wpłynąć na wysokość podatku do zapłaty. Są to wydatki poniesione przez podatnika w celu uzyskania przychodów, które obniżają podstawę opodatkowania, co pozwala na uzyskanie niższego obciążenia fiskalnego. Zrozumienie tego, czym są te koszty, jakie wydatki mogą być do nich zaliczone, a także jak prawidłowo dokumentować poniesione koszty, ma istotne znaczenie dla każdego podatnika – zarówno pracownika, jak i osoby prowadzącej działalność gospodarczą. W tym artykule przybliżymy definicję kosztów uzyskania przychodów, zasady ich wyliczania oraz omówimy najczęstsze błędy, jakie popełniane są podczas rozliczeń.

Czym są koszty uzyskania przychodu i jakie wydatki obejmują?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które podatnik ponosi, aby uzyskać, zachować lub zabezpieczyć źródło swoich przychodów. Obejmują one różnorodne kategorie wydatków, jednak ich wspólną cechą jest powiązanie z działalnością mającą na celu generowanie przychodów. W Polsce definicja kosztów uzyskania przychodu jest zawarta w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdzie koszty te są opisane jako wydatki, które wpływają na możliwość osiągnięcia przychodów, a także na stabilność źródła ich pochodzenia.

Koszty podatkowe to szerokie spektrum wydatków, które mogą obejmować zakup towarów i usług niezbędnych do funkcjonowania firmy, wydatki na wynajem powierzchni biurowej, czy opłaty za energię elektryczną, wodę oraz inne media. Pracownicy natomiast mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodu między innymi wydatki związane z dojazdem do pracy, zakup materiałów biurowych, a także inne wydatki, które są bezpośrednio związane z wykonywanym zawodem. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki mogą być zaliczane do kosztów podatkowych – istnieją konkretne przepisy wykluczające niektóre wydatki, takie jak koszty reprezentacji, odsetki za nieterminową spłatę zobowiązań czy koszty prywatne.

Wysokość kosztów uzyskania przychodów w różnych umowach

Wysokość kosztów uzyskania przychodów zależy w dużej mierze od rodzaju umowy, na podstawie której podatnik uzyskuje przychody. W przypadku umów o pracę podstawowe koszty dla pracownika wynoszą 250 zł miesięcznie, co daje 3000 zł rocznie. Dla pracowników dojeżdżających, których miejsce zamieszkania jest poza miejscowością wykonywania pracy, koszty te są wyższe i wynoszą 300 zł miesięcznie, czyli 3600 zł rocznie. Osoby pracujące na wielu etatach mają dodatkową możliwość zwiększenia limitu kosztów – wynosi on maksymalnie 4500 zł rocznie lub 5400 zł dla osób dojeżdżających z innej miejscowości.

W przypadku działalności opartej na umowach cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia i umowy o dzieło, koszty są liczone na podstawie stawki procentowej od uzyskanego przychodu. Standardowa stawka wynosi 20%, jednak dla osób korzystających z praw autorskich i artystów przewidziano wyższy, 50% koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że wartość kosztów nie przekracza limitu ustalonego w skali podatkowej – w 2024 roku wynosi on 120 000 zł. Taki sposób wyliczania kosztów, oparty na procentowym udziale przychodów, jest korzystny dla wielu osób wykonujących działalność twórczą, jednak wymaga staranności w dokumentowaniu i pilnowaniu wysokości osiąganych przychodów.

Każdy podatnik, aby prawidłowo rozliczyć koszty uzyskania przychodu, musi zwrócić uwagę na rodzaj umowy i ewentualne limity kosztów – różnią się one w zależności od formy zatrudnienia oraz rodzaju osiąganych przychodów.

Zasady dokumentowania kosztów uzyskania przychodów

Aby prawidłowo rozliczyć koszty uzyskania przychodów, konieczne jest ich odpowiednie udokumentowanie. W przypadku działalności gospodarczej dokumenty księgowe, takie jak faktury VAT, rachunki, dokumenty celne czy dowody wpłaty, są podstawą do wykazania kosztów w księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Wydatki muszą być w nich odpowiednio oznaczone i opisane, co ułatwia ich identyfikację oraz przyporządkowanie do kosztów podatkowych. Każdy dokument powinien zawierać m.in. datę wystawienia, wartość poniesionych wydatków oraz ich szczegółowy opis, w tym informacje dotyczące stron transakcji. Dowody muszą być także wystawione w języku polskim, a jeśli są w innej walucie, należy przeliczyć kwoty na złotówki.

Pracownicy, którzy ponoszą koszty uzyskania przychodu z tytułu dojazdu do pracy, mogą udokumentować je imiennymi biletami okresowymi. W takiej sytuacji, gdy faktycznie poniesione koszty przekraczają zryczałtowaną kwotę 3000 lub 3600 zł rocznie (dla osób dojeżdżających), mogą oni zastosować odliczenie oparte na rzeczywistej wysokości kosztów, jednak warunkiem jest posiadanie udokumentowanych wydatków. Każdy podatnik powinien zatem pilnować kompletności oraz poprawności dokumentów, które są podstawą wykazywania wydatków, aby uniknąć problemów podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

W niektórych przypadkach dopuszczalne jest także wystawianie wewnętrznych dowodów dokumentujących wydatek, zwłaszcza jeśli dotyczy to drobnych opłat, takich jak koszty parkowania czy wydatki na nieprzetworzone produkty zakupione od rolników. Takie dowody muszą zawierać opis poniesionego wydatku oraz podpis osoby wystawiającej dokument, aby mogły stanowić pełnoprawną podstawę do wykazania kosztów w KPiR.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu kosztów uzyskania przychodu

Rozliczanie kosztów uzyskania przychodu często wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, które mogą skutkować koniecznością korekty zeznania podatkowego lub nawet karą finansową. Jednym z najczęstszych błędów jest niewłaściwe klasyfikowanie wydatków. Podatnicy często zaliczają do kosztów podatkowych wydatki, które mają charakter osobisty, takie jak zakup odzieży, usługi fitness czy koszty reprezentacyjne. Warto pamiętać, że nie każdy wydatek związany z działalnością może zostać uwzględniony jako koszt podatkowy – ważne jest, aby miał on bezpośredni związek z prowadzoną działalnością lub osiąganiem przychodów.

Innym częstym problemem jest błędne stosowanie zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, szczególnie przy rozliczaniu kilku umów. Przykładowo, jeśli podatnik pracuje na podstawie dwóch umów o pracę, nie może przekroczyć limitu 4500 zł rocznie dla kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli osobno każda z umów dawałaby prawo do 3000 zł kosztów. W przypadku osób dojeżdżających sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, ponieważ możliwe jest stosowanie faktycznie poniesionych kosztów, pod warunkiem ich udokumentowania imiennymi biletami.

Przy rozliczaniu kosztów związanych z prawami autorskimi, istotne jest również pilnowanie rocznego limitu, który w 2024 roku wynosi 120 000 zł. Przekroczenie tej kwoty oznacza, że nadwyżka nie może być już zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo podatnicy często zapominają o konieczności posiadania dowodów dokumentujących wyższe koszty, jeśli chcą skorzystać z odliczenia kosztów faktycznie poniesionych. Aby uniknąć błędów, warto skonsultować swoje rozliczenia z doradcą podatkowym lub skorzystać z programów księgowych, które pomagają w prawidłowym obliczeniu kosztów oraz ich zgodności z aktualnymi przepisami.

Dodatkowe informacje na stronie: https://biurospolki.pl/blog/kup/

[ Treść sponsorowana ]
Uwaga: Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie zastąpią porady prawnej lub finansowej.